Se trata de una metodología de gestión de proyectos que está revolucionando el mundo de los negocios y del trabajo, pero ¿sabes exactamente qué es Kanban y cómo sacarle el máximo provecho a este método?
Empecemos por el principio: Kanban es una herramienta innovadora esencial para organizar y gestionar proyectos de cualquier tipo, ya sean empresariales, industriales, financieros o de desarrollo de software, hasta para proyectos socio-ambientales se considera una de las más útiles en el mundo de la gestión de proyectos.
Qué es Kanban: definición y breve historia
Kanban es una palabra de origen japonés que significa “tablero o panel visual” y hace referencia a la aplicación práctica de la metodología.
Esta es una metodología ágil de gestión de proyectos desarrollada por primera vez por Taiichi Ohno, ingeniero de Toyota en Japón, a finales de la década de 1940.
El objetivo inicial era lograr una manera más eficiente de producción, en vez de adelantarse a la demanda y producir anticipadamente, se buscaba cumplir “justo a tiempo” (just in time) con la demanda actual. Esto hacía que la producción en general fuera más eficiente en tiempo y recursos.
Esta manera de organizar y gestionar la producción sentó las bases de la actual Metodología Kanban, que se consolidó a inicios del siglo XXI en la industria de desarrollo de software. Tomando ventaja de los avances tecnológicos y reforzando el foco en la eficiencia, Kanban comenzó a adaptarse a diferentes industrias y tipos de proyectos.
Cómo funciona Kanban
La metodología Kanban funciona de una forma muy sencilla: de forma resumida, los equipos de trabajo comienzan con una lista de tareas pendientes, para luego “extraer” una actividad de esa lista y ponerla en la sección de trabajo.
Esta tarjeta se va “desplazando” por diferentes partes del tablero según los pasos necesarios para completarla, lo que proporciona al equipo un seguimiento visual del trabajo y del ciclo de vida de cada tarea realizada. Esto ayuda a gestionar más eficientemente la demanda de trabajo con los recursos disponibles para llevarlo a cabo.
Características del Método Kanban
1. Modelo pull
El modelo pull significa que el equipo “extrae” visualmente una tarea de la lista de pendientes según tiene recursos y tiempo para llevarla a cabo. Esto permite asegurar mejores niveles de calidad en el trabajo y resultado final, en particular, porque muchas veces se presionaba a los equipos con mucha cantidad de trabajo y/o fechas de entrega muy ajustadas.
Como consecuencia, la calidad final disminuía. Sin embargo, ahora, con el Método Kanban, una actividad o tarea no se considera finalizada hasta que alcanza ciertos estándares de calidad.
2. Establecer un límite al work in progress (WIP)
En la misma línea que el anterior punto, la metodología Kanban limita el work in progress, o trabajo en curso, para que los equipos de desarrollo puedan enfocarse en entregar un producto final de calidad.
Este límite debe ser implementado y respetado, ya que es esencial para el éxito del Método y del equipo. Así, si el WIP sobrepasa el límite, se debe evaluar por qué y cómo solucionar esa situación.
3. Evaluación y mejora continua
Para mejorar y ser cada vez más eficientes, a la vez que garantizar la mejor calidad, los equipos deben medir y evaluar su rendimiento. El Método Kanban facilita algunas estadísticas que sirven para este fin.
Además, la visualización de los ciclos y tiempos de cada tarea o actividad facilita la identificación de patrones, errores comunes y aspectos a mejorar.
Principios del Método Kanban
Los principios del Método Kanban fueron desarrollados por David J. Anderson, una de las figuras más reconocidas en el campo de las metodologías ágiles y Lean. Él considera que el método Kanban se debe enfocar en HACER las cosas. En ese sentido, desarrolló dos tipos de principios y seis sub-principios que los conforman.
Principios de la gestión del cambio
Para empezar, el Método Kanban significa un cambio para la organización y equipo, el cual debe ser evolutivo y progresivo. Además, Kanban facilita llevar a cabo cambios organizacionales de todo tipo, para que sean más eficientes y se disminuyan los efectos negativos o contraproducentes.
Estos principios son:
- Empieza por lo que haces ahora
- Acuerda un cambio incremental y evolutivo
- Fomenta actos de liderazgo en todos los niveles
Principios de prestación de servicios
Si bien Kanban puede ser implementado en casi cualquier industria o tipo de equipo y proyecto, normalmente se utiliza en la industria de servicios. Por eso, se presentan los siguientes principios para prestar servicios eficientemente y de alta calidad:
- Centrarse en las necesidades y expectativas del cliente
- Gestiona el trabajo
- Revisa periódicamente la red de servicios
Aplicación práctica del Método Kanban
Otra característica del Método, común a otras metodologías ágiles y Lean, es su adaptabilidad al equipo y sus necesidades, sin dejar de lado su efectividad y principios fundamentales.
- El tablero Kanban
El tablero Kanban es la base del método y comienza como un tablero en blanco, al que se le comienzan a agregar las columnas necesarias. En cada columna hay tarjetas con el trabajo o tarea a realizar. Según se vaya avanzando en el trabajo, la tarjeta se mueve a otra columna.
Las columnas básicas son: “trabajo pendiente”, “en progreso” y “finalizado”. Sin embargo, se pueden agregar columnas según necesidad del equipo, como “en revisión”, “en espera”, “prioritario”, entre otras.
- Flujo de trabajo
Parte del objetivo del Método Kanban es crear un flujo de trabajo saludable y sostenible, que garantice eficiencia y calidad.
El tablero nos muestra cómo funciona el flujo y dónde hay que hacer ajustes para seguir mejorando. Además, se deben respetar los límites de trabajo en curso, porque si no se sobrecarga al equipo y a los recursos, afectando a todo el flujo.
- Feedback
El Método Kanban prioriza la entrega de un servicio o producto de calidad, por lo que los ciclos de retroalimentación son fundamentales y deben incorporarse al flujo de trabajo en el tablero. Sin embargo, los ciclos de feedback serán definidos por cada equipo, de acuerdo a en qué etapas del trabajo este es más eficiente y aporta más valor.
¿Por qué aprender y utilizar el Método Kanban?
El Método Kanban es recomendado por el Project Management Institute (PMI), como una manera de gestionar y mejorar el flujo continuo de los proyectos.
Esta metodología brinda información sobre las formas de trabajo, fortalezas y debilidades del equipo, así como también muestra los impactos de cambios aplicados en la metodología del trabajo. Además, el tablero refleja dónde se están provocando los problemas o “cuellos de botella”, ayudando a resolverlos rápidamente.
Como director de proyectos o project manager, este método te ayudará a gestionar tus equipos y mejorar el servicio o producto que le brindas a tus clientes.
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